この記事の信頼性
上司に、エクセルで作成した契約書をPDFにしてって言われたんだけど、どうしてわざわざPDFにしないといけないの？
それはね、もし相手がエクセル持ってなかったら相手のパソコンで見られないでしょ？その点PDFって、インターネットブラウザでも開くことができるから、パソコンを持ってる人ならだれでも見れるファイルなんだ。
それに、スマホでもPDFファイル見れるんだよ。
相手の人が確実にエクセルのソフトを持ってるって知っててもPDFに変換しないといけないの？
あともう一つPDFにする理由があってね、それは、「改ざん」を防ぐということ。PDFにしてしまえば、文書の書き換えはできないよね。（※専用のソフトを使わない限り）
なるほど！PDFにすれば相手は確実に中身が見れるし、改ざんを防ぐっていう目的があったんだね。
PDFってなに？PDFにするメリットは？
PDFとは、Portable（持ち運びできる） Document（文書・書面） Format（様式・電子媒体）の頭文字から付けられていて、要するにパソコン上で見れる書面です。
PDFのメリット
- パソコンの性能関係なく、かつ特定のソフトを持っていなくても、確実に見れる
- スマホでも見れる
- フォントの違いでデザインが崩れる等の心配も必要ない
- 改ざんを防ぐことができる
エクセルファイルをPDFに変換する前に気を付けること
印刷する前って必ず印刷プレビューを見て、1ページにきれいに収まっているか確認しますよね。
PDFにするときも、それと同様です。下記3つの注意事項を確認するようにしましょう。
注意事項① 列の幅が狭くてデータが切れてしまっていないか
注意事項② 表の罫線が切れている個所はないか
注意事項③ きちんと紙の中央にデータが配置されているか（変な余白になっていないか）
以上のことを確認してからPDFに変換を行いましょう
エクセルファイルをPDFに変換する方法
① PDFに変換するファイルを開き、「ファイル」をクリックします
② 「名前を付けて保存」をクリック
③ ファイル名の下にある下矢印をクリックして、PDFを選択
④ 「保存」をクリック
⑤ 保存されたPDFを確認してみましょう。上の図では保存先は「デスクトップ」になっているので、デスクトップにあるPDFを確認します。
以上でPDFの出来上がりです！
コメント