エクセルって一体なに？なにができるの？
このソフトは私に必要なの？
このような疑問を解決します。
この記事では、下記の内容を解説していきます。
- エクセルとは何か
- エクセルで作成できるもの
- エクセルのバージョンについて
この記事の信頼性
エクセルって何？
エクセルとは、Microsoftが開発した表計算を行うためのソフトです。
パソコンが無い時代は、売上金額等の計算を電卓でしていました。
しかし、今では、このエクセルというソフトを開いて金額を入力するだけで、自動で計算してくれるのです。
尚、Microsoftは、エクセルの他にもワードやパワーポイントなどのソフトも販売しており、下記の6種類のソフトを合わせて「Office suite（オフィススイート）」と言います。
- 「Word」…社内文書などを作るときに使う
- 「Excel」…計算が必要な帳票を作るときに使う
- 「PowerPoint」…プレゼン資料を作るときに使う
- 「Outlook」…メールのやりとりをする
- 「Access」…データベースを作る
- 「Publisher」…チラシを作るときに使う
たとえるなら、一人暮らしを始めるには、冷蔵庫・電子レンジ・炊飯器・洗濯機・掃除機などが必要ですよね。
それと同じで、会社でパソコンを使う作業をするときに、このオフィススイーツ達が必要なのです。
そして、そのオフィススイーツの中でも、一番使用率が高いのが「Excel」です。
エクセルを使えばこんなことができる
職場での利用
勤怠管理表や出勤簿、給与明細の作成
エクセルは計算が得意です。
始業時間と就業時間をいれるだけで、勤務時間を計算してくれ、月間のトータルの時間が自動で計算されます。
また、勤怠管理表の内容を給与明細に自動で反映させることもできるます。
計算し間違えることがないのでとても便利ですよ。
シフト表の作成
アルバイトのシフトを作る時に重宝します。
この人は〇時間以上超えないようにとか、休日を〇日設定しないといけないとか、そういう計算すべてエクセルがやってくれるので超便利です。
領収書・見積書の作成
たとえば商品名を入力すれば、その商品の単価を自動で表示してくれるように設定することがエクセルなら出来ます。
あとは小計や消費税の計算なども全てエクセルにお任せです。
履歴書の作成
エクセルは、表を作成するのに特化しています。
計算したり分析したりする、という使い方以外にも、このようなテンプレートを作成することだって出来ます。
家庭での利用
家計簿の作成
支出した内容を入力していけば、エクセルが自動的に支出内訳や、収入と支出を比較したグラフなどを自動で表示してくれます。
データで管理していけるので、家計簿ノートなどの保管場所に困ることもありません。
また、パソコンで作ったデータをスマホやタブレットから見ることも出来るし、入力することだって出来ます。
年賀状を作るときなどに使用する住所録の管理
エクセルで管理しておくと、CMでよく聞く印刷業界最安値の「プリントパック」に年賀状を作ってもらうときなどにエクセルファイルを渡すだけで住所印刷してもらえますよ。
カレンダーの作成
カレンダーの日付を、いちいち入れなくても、これも自動で出すことができます。
あとは好きな写真などを入れればオリジナルのカレンダーの作成ができますよ。
お子さまの勉強に。
計算ドリルなどを用意しなくても、エクセルが自動でランダムに問題を表示してくれたり、答えを入れたら自動で答え合わせしてくれる機能を盛り込むことだって出来ます。
エクセルでどんなことが出来るのかが分かったけど、簡単には使いこなせないんじゃないの？
と思うかもしれませんが、この項で紹介してきた帳票類は、インターネットで全て無料でダウンロードできるのです。
なので、一から自分で作る必要はありません。
領収書にしろ、勤怠管理表にしろ、他の人が作ったものをダウンロードすれば、すぐにエクセルの便利な機能にあやかることができますよ(*'ω'*)
ちなみに今回この項で紹介した帳票類は、すべて下記のサイト様からダウンロードしたものです。
- bizocean(ビズオーシャン）：https://www.bizocean.jp/
- Microsoft公式テンプレート：https://templates.office.com/ja-JP/templates-for-Excel
エクセルのバージョンについて
iPhoneって、iPhone7が出て、次にiPhone8が出て…という感じでバージョンアップしていってますよね。
それと同じでエクセルにもバージョンがあります。
2020年2月現在、エクセルで一番新しいバージョンは、「Excel2019」です。
どうして2020じゃないの？と思った方へ…
オフィスソフトは、3年おきに、わたしたちユーザーが使いやすいように更新されています。
そのため、現在の年号とずれています。
これからエクセルを買いたいんだけど、どのバージョンがいいの？
もしあなたが、「職場でエクセルがきちんと使えないから、勉強したい」のであれば、職場と同じバージョンのエクセルを購入した方がよいでしょう。
それ以外は、最新版の購入がおすすめです。
たとえば、iPhoneを買う、となったら、バージョンが古い方が安いですが、オフィスソフトの場合そうではありません。
旧バージョンに慣れてしまっているから、それを求めるユーザーがいて、逆に値段が高騰していたりするのです。
そのため、「職場と同じバージョンにしたい」などの事情が無い限り、新しいバージョンを購入しておくと良いでしょう。
Microsoft Officeの買い方については、こちらの記事を参考にしてください。
まとめ
事務仕事をする人にとっては、エクセルはなくてはならない存在です。
私は例えばスマホの料金プランを計算するときとかに、電卓を出すよりもエクセルを起動して、1年でいくらになるかなーと計算したり、あと何といっても年賀状の住所録の管理はエクセルでやっていますね！
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